3 novembre 2019
Gérer des copropriétés, du tertiaire… un jeu d’enfant ?
Comme beaucoup d’autres secteurs, l’arrivée d’internet et de tous
les outils digitaux ont bouleversé les métiers de l’immobilier (syndic, d’administrateurs de biens…)
…et le quotidien des professionnels.
En soi, le métier n’a pas changé puisque les missions légales du syndic
sont toujours les mêmes :
> représenter le syndicat : gestion du personnel,
recherche prestataires extérieurs et négociation des prestations au meilleur prix, suivi juridique…
> gérer la maintenance des équipements collectifs
> assurer l’entretien et la conservation des parties communes
> tenir la comptabilité du syndicat
> préparer et tenir les AG
En revanche, l’outil de travail a fortement évolué avec les mails :
> Le Gestionnaire ne fait plus taper son courrier par son assistant,
> il répond directement à tous ses mails depuis son téléphone portable quel que soit l’endroit où il se trouve (à l’immeuble, dans les transports ou au café entre deux rendez-vous).
La réactivité est donc beaucoup plus importante.
En contrepartie les copropriétaires se montrent plus impatients.
_______________
L’assistant de copropriété lui-même est tourné davantage vers
des tâches de gestion et moins de secrétariat.
Par exemple il n’a plus à faire la mise sous pli et l’envoi des convocations d’assemblée générale qui sont maintenant externalisés dans la plupart des cabinets.
Les photos prises du téléphone portable permettent aussi une meilleure communication grâce à une information plus claire (une image parle plus que de longues explications).
Le revers de la médaille de toute cette technologie, c’est un flux exponentiel d’informations et de mails de plus en plus difficile à absorber.
Leur contenu est très varié :
> demande d’état du compte de charges, alors qu’il est accessible sur l’extranet !
> signalement d’un sinistre…même lorsqu’il est d’ordre privatif !
> demande de badges supplémentaires ou parce qu’il est perdu
> plainte du comportement d’un voisin
…et le fond parfois, inutilement agressif !
Les mails sont aussi de nature à encourager certains comportements excessifs,
avec beaucoup trop de personnes en copie, avec les «répondre à tous»
qui viennent saturer les messageries et ont un intérêt limité pour le syndic.
Bref… ce volume d’informations et de mail peut devenir chronophage !
_______________
Les copropriétaires n’imaginent pas, que derrière l’écran, le gestionnaire fait au mieux, et que ce n’est pas parce que le mail est reçu, qu’il est possible de répondre, réagir instantanément !
Il existe aujourd’hui des solutions qui font gagner du temps aux gestionnaires, pour les libérer de taches peu valorisantes mais demeurent nécessaires.
Par exemple :
Chouettecopro ou alacaza facilitent la communication entre les occupants, leur syndic et les prestataires techniques.
Eqqer réalise les expertises travaux, la gestion des litiges. Ils peuvent combiner, si nécessaire les compétences d’experts , d’huissiers de justice, d’avocats spécialisés.
Reasolve facilite le recouvrement des charges avant qu’elles ne deviennent trop importantes
