Charte de confidentialité et de protection des données à caractère personnel

1. Objet de la présente charte

La protection de vos données à caractère personnel est notre priorité !
Lors de votre utilisation des services Novaccess (ci-après : les « Services »), nous pouvons être amené à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant (ci-après: les « Données »).
Nous avons mis en place cette charte afin de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter vos Données, afin que vous puissiez communiquer avec nos services en toute confiance.
No stress ! Novaccess se conforme à la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée et des données personnelles et notamment le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après: le « RGPD ») et la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.

2. Les intervenants dans le traitement des Données

• L’identité du responsable de la collecte de Données

Vos Données sont collectées et traitées par la société Novaccess, en qualité de responsable de traitement : Société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le n° 840 870 323, ayant son siège social au 2 Rue Titon 75011 Paris (ci-après : « Nous »).

Nous avons nommé un délégué à la protection des données, Arthur Aubin, que vous pouvez contacter à l’adresse e-mail suivante : a.aubin@novaccess.co

L’hébergement de vos Données

Nous vous informons que vos Données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société OVH, situés au sein de l’Union européenne. Vos Données ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne dans le cadre de l’utilisation de nos Services.

Les destinataires de vos Données

Auront accès à vos Données:

• Les membres privilégiés de notre équipe ;
• Nos sous-traitants ;
• Dans certaines situations des destinataires externes que nous identifierons ensemble, tels que les agences immobilières et administrateurs de biens avec qui nous collaborons.

Peuvent également être destinataires de vos Données : les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment), les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

La cession de vos Données

Vos Données ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

3. La collecte et le traitement des Données

Les Données collectées

Nous sommes susceptibles de collecter des Données telles que : Votre nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, numéro de lot et la catégorie d’invité, ainsi qu’à tout autre renseignement que vous choisirez de nous communiquer à votre sujet.

Le moment de la collecte

Vos Données sont collectées :

• Lorsque où vous vous inscrivez sur notre Site ou application mobile,
• Par l’intermédiaire de prestataires externes, avec votre accord préalable,
• Lorsque vous remplissez l’un de nos formulaires,
• Lors d’une demande de mise en relation,
• Lors de votre inscription à notre newsletter.

Les finalités de la collecte

Vos Données sont collectées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

• Gérer votre accès à nos Services,
• Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats,
• Commandes, livraisons, factures, programmes de fidélité et suivis de la relation avec les clients,
• Constituer un fichier d’utilisateurs, de clients et de prospects,
• Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données,
• Élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos Services,
• Gérer la gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus,
• Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services,
• Personnaliser les réponses à vos demandes d’information,
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Les fondements légaux

Les fondements légaux de notre collecte de Données sont :

L’exécution d’un contrat, lorsque nous conservons les Données de nos clients et de nos utilisateurs.

1.L’intérêt légitime :

• Lorsque vous nous fournissez volontairement des Données. Les Données sont alors collectées pour nous permettre de répondre à vos différentes demandes;
• Lorsque nous organisons des opérations de prospection.

2. Votre consentement :

• Pour l’envoi de nos newsletters;
• Pour l’utilisation des cookies de mesures d’audience visés à l’article 9;

Nous vous informons, lors de la collecte de vos Données, si celles-ci sont obligatoires ou facultatives à l’accès de nos Services. Nous vous indiquons également les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

4. Les durées de conservation des Données

Aux fins de gestion de nos relations avec nos clients et utilisateurs :

Vos Données ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à l’utilisation de nos Services ou pendant la durée d’exécution du contrat nous liant.

Aux fins de prospections commerciales :

Vos Données ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous.
Concernant d’éventuelles opérations de prospection à destination des clients, leurs données pourront être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale.
Les Données relatives à un prospect, non client, pourront être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
Au terme de ce délai, nous pourrons reprendre contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

Aux fins d’établir la preuve d’un droit :

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit doivent être conservées au titre du
respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

Aux fins de gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :

Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.

Concernant les cookies

La durée de conservation des cookies visés à l’article 9 est de 13 mois.

5. La sécurité des Données

La sécurité de vos Données est primordiale pour Novaccess !
Nous prenons à cette fin toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès

6. Les données sensibles

Novaccess s’interdit de procéder à toute collecte ou traitement de Données faisant apparaître, directement ou indirectement :

• Les origines raciales ou ethniques ;
• Les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ;
• L’appartenance syndicale ;
• L’état de santé (autres que les besoins en couverture santé) ;
• L’orientation sexuelle ;
• Les infractions, condamnations et mesures de sûreté.

Dans l’hypothèse où l’objet de la relation commerciale nécessiterait la collecte des éléments
précités, nous nous engageons irrévocablement à respecter les lois en vigueur.

7. Les données relatives à des mineurs

Novaccess s’engage à ne pas collecter de Données relatives à des mineurs sans inviter ces derniers à demander l’autorisation de leurs parents ou de leurs représentants légaux.

8. Vos droits

L’accès, la rectification et l’effacement de vos Données

Conformément au RGPD, vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou l’effacement de vos Données. Vous pouvez nous adresser votre demande à :

• L’adresse de courrier électronique : a.aubin@novaccess.co
• L’adresse de courrier postal : 2 Rue Titon 75011 Paris

Il est rappelé aux personnes dont les Données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime, comme mentionné à l’article 3 D., qu’elles peuvent à tout moment s’opposer au traitement des Données les concernant. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement, s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice.

L’utilisation de vos Données après votre mort

Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données après votre mort.
Ces directives peuvent être générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble de vos Données. Elles doivent dans ce cas être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.
Les directives peuvent aussi être spécifiques aux Données traitées par notre société. Il convient alors de nous les transmettre aux coordonnées suivantes :

• L’adresse de courrier électronique :  a.aubin@novaccess.co
• L’adresse de courrier postal : 2 Rue Titon 75011 Paris

En nous transmettant de telles directives, vous donnez expressément votre consentement pour que ces Données soient conservées, transmises et exécutées selon les modalités prévues aux présentes.

Vous pouvez désigner dans vos directives une personne chargée de leur exécution. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance des dites directives et nous demander leur mise en œuvre. A défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre.

Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment, en nous écrivant aux coordonnées ci-dessus.

La portabilité de vos Données

Vous disposez d’un droit à la portabilité des Données que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des Services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des Services. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte sur la Plateforme, afin de récupérer et de conserver vos Données.
Dans ce cadre, nous vous adresserons vos Donnés, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible.

L’introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Si vous considérez que le traitement de vos Données par Novaccess constitue une violation des textes applicables. vous êtes en droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France).
Cette demande doit être formulée dans l’Etat membre au sein duquel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise.
Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, face à une telle situation, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif.

La limitation de vos Données

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données dans les cas suivants :

• Pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos Données,
• Lorsque le traitement de ces Données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données,
• Lorsque nous n’avons plus besoin de vos Données, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits,
• Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos Données.

Nous utilisons des Cookies

Les cookies sont des fichiers textes, souvent cryptés, stockés dans votre navigateur. Ils sont créés lorsque le navigateur d’un utilisateur charge un site internet donné : le site envoie des informations au navigateur, qui crée alors un fichier texte. Chaque fois que l’utilisateur revient sur le même site, le navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site
internet. On peut distinguer différents types de cookies, qui n’ont pas les mêmes finalités :

• Les cookies techniques sont utilisés tout au long de votre navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser les réponses renseignées dans un formulaire ou encore les préférences de l’utilisateur s’agissant de la langue ou de la présentation d’un site internet, lorsque de telles options sont disponibles.

Nous n’utilisons pas de cookies techniques.

• Les cookies des réseaux sociaux peuvent être créés par les plateformes sociales pour permettre aux concepteurs de sites internet de partager le contenu de leur site sur lesdites plateformes. Ces cookies peuvent notamment être utilisés par les plateformes sociales pour tracer la navigation des internautes sur le site internet concerné, qu’ils utilisent ou non ces cookies.

Nous n’utilisons pas de cookies des réseaux sociaux. Si nous décidons de le faire ultérieurement, nous vous demanderons votre accord avant de les déposer. Vous aurez en outre la possibilité de vous informer sur leur nature, de les accepter ou de les refuser.

• Les cookies publicitaires peuvent être créés non seulement par le site internet sur lequel l’utilisateur navigue, mais également par d’autres sites internet diffusant des publicités, annonces, widgets ou autres éléments sur la page affichée. Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour effectuer de la publicité ciblée, c’est-à-dire de la publicité déterminée en fonction de la navigation de l’utilisateur.

Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires. Si nous décidons de le faire ultérieurement, nous vous demanderons votre accord avant de les déposer. Vous aurez en outre la possibilité de vous informer sur leur nature, de les accepter ou de les refuser.

• Nous utilisons Google Analytics qui est un outil statistique d’analyse d’audience qui génère un cookie permettant de mesurer le nombre de visites sur le Site, le nombre de pages vues et l’activité des visiteurs. Votre adresse IP est également collectée pour déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez. Ce cookie n’est déposé que si vous donnez votre accord. Vous pouvez l’accepter ou le refuser.

Nous vous rappelons à toutes fins utiles qu’il vous est possible de vous opposer au dépôt de cookies en configurant votre navigateur. Un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement du Site.

Modification de la présente charte

Nous nous réservons la possibilité de modifier cette charte en fonction de l’évolution de nos Services et de la législation en vigueur. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle version.
Votre utilisation de nos Services, à la suite de l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. A défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder à nos Services.

La dernière mise à jour date du 10/04/2019.