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SYNDICS, dé-confinement, et maintenant ?

Syndic immobilier : les risques du métier


L’activité de syndic est rarement de tout repos …gérer les imprévues (sinistres divers, fuites, incivilités, intrusions…) mais également la gestion courante (les appels de charges, de travaux, les employés, les prestataires extérieurs, les contentieux…) et surtout la relation avec les conseils syndicaux, les copropriétaires qui, souvent, sont impatients. Les gestionnaires sont un peu comme les couteaux suisses, plusieurs sujets, plusieurs copropriétés à gérer…mais avec le covid19, cela a complexifié certaines tâches et modifié le calendrier des autres.


Durant le confinement, même au ralenti, la gestion courante a pu se faire et les outils numériques ont aidé au télétravail. Le printemps est souvent synonyme d’assemblées générales de copropriétaires : convocation, tenue de l’assemblée, procès-verbal.


Malheureusement, l’actualité liée au coronavirus va modifier le calendrier des temps forts des copropriétés en 2020.

Ayant souvent lieu avant le mois de juin, l’AG de copropriété est un rituel du printemps. Mais en 2020, confinement oblige, les syndics ont laissé la chose en stand-by et maintenant que la fin de confinement a lieu plusieurs questions se posent.


Est-ce que les Assemblées Générales peuvent se dérouler avant l’été ? Que se passe-t-il si on a des travaux à faire ? Comment convoquer une AG, alors que les réunions de plus de 10 personnes sont interdites ? Comment recevoir des clients pour vérifier les comptes avec les normes sanitaires ? Alors que pendant la crise, l’innovation a fait la différence pourra-t-elle répondre aussi ces problématiques ?


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Le dé-confinement ? C’est maintenant…


Depuis le mardi 28 avril, où le Premier Ministre a présenté son plan de dé-confinement, depuis hier, on a enfin le droit de sortir sans attestation (sauf pour les transports en commun) et de retrouver des proches en respectant les distances de sécurité… mais peut-on organiser une AG de copropriété avant l’été ? C’est fort improbable, sachant que les rassemblements de plus de 10 personnes sont encore proscrits pour ne pas propager à nouveau le coronavirus.

D’ailleurs, le gouvernement a pris ses dispositions avec l’ordonnance du 22 avril et a modifié le délai pour tenir une assemblée générale de copropriété : les assemblées générales devront avoir lieu dans un délai de huit mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire en France, soit avant le 24 mars 2021(vs le 24 janvier 2021 précédemment prévu).


Pendant ce laps de temps, jusqu’à la tenue de la nouvelle AG, le conseil syndical et le syndic actuels restent en place !


LE RENOUVELLEMENT AUTOMATIQUE DU CONTRAT DE SYNDIC


L’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 modifiée par l’ordonnance du 22 avril a précisé les dispositions applicables en la matière.
L’article 22 de l’ordonnance précise les règles applicables aux contrats de syndics. Deux cas sont à distinguer :


> 1er cas : si le contrat de syndic expire ou a expiré pendant la période comprise entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 (le délai a été étendu par l’ordonnance du 22 avril)
Celui-ci est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette mesure est exceptionnelle aux vues des dispositions de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.


> 2ème cas : si l’assemblée générale des copropriétaires a désigné un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020, les dispositions exceptionnelles ne sont pas applicables à ces copropriétés.


LE RENOUVELLEMENT DES MANDATS DES CONSEILLERS SYNDICAUX


L’ordonnance du 22 avril est venue préciser les conséquences sur les mandats des conseillers syndicaux.


> 1er cas : Le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020, est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires.


> 2ème cas : si l’assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de l’ordonnance, les dispositions de l’ordonnance du 22 avril 2020 ne s’appliquent pas.


LA PARTICIPATION AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES À DISTANCE


Seules quelques copropriétés pourront tenir leur AG dans les temps : celles qui avaient fait passer la possibilité de voter par moyens électroniques (loi dite ELAN).

Si l’assemblée générale a déjà adopté cette possibilité au sein de son instance, l’assemblée générale du printemps pourra se tenir sans la présence physique des copropriétaires. Cependant, cette possibilité ne s’offrira vraisemblablement qu’à peu de copropriétés car le dernier texte d’application de cette mesure date du 27 juin 2019.


Ainsi les copropriétaires peuvent participer à l’AG : 

. par présence physique,
. par visioconférence,
. ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.


Dans ce dernier cas, il est nécessaire que l’AG décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux AG par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s’assurer de l’identité de chaque participant.

La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts.


à noter : Pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Comment mettre en place un système de présence électronique des copropriétaires lors d'une assemblée générale ?

Le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par visioconférence doit informer le syndic trois jours francs au plus tard avant l’AG.

Délais d'information par le copropriétaire, le syndic pour une assemblée générale


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Comment organiser une AG post confinement ?


Lorsqu’un gestionnaire a en portefeuille 60 à 80 bâtiments, 2 mois et demi sans AG va forcément engendrer des semaines très chargées à compter de septembre.


Pour ne pas avoir un « embouteillage d’AG » en septembre, hormis la visioconférence, puisqu’il faut l’avoir déjà voté lors d’une précédente AG, peut-on et comment faire une AG en respectant les consignes sanitaires ?


1. Première difficulté : trouver une salle

Malgré le dé-confinement, les salles qui étaient utilisées pour les AG, ne sont plus mises en location (salles gérées par les mairies, les églises).
Il est possible suivant les syndics de recevoir les copropriétaires, mais cela induit de prévoir : masques, gel, crayon à usage unique… et de tout désinfecter avant et après.

Une solution : lorsque les copropriétés disposent d’un espace extérieur abrité (un préau…), il est plus aisé de respecter les règles sanitaires (gestes barrières, trop de personnes dans une salle inadaptée…)


2. Limiter le nombre de participants à 10

Bien sûr les copropriétés supérieures à 50/70 lots, seule la visioconférence permettra de tenir l’AG.
Pour les petites et moyennes copropriétés où le CS peut recueillir les pouvoirs,la convocation est envoyée avec une note informative et très incitative, pour motiver les copropriétaires à donner leur pouvoir avec les consignes de votes aux membres du CS.


Ils sont ainsi protégés du virus, et la tenue de l’AG répond aux différentes consignes :

. Tenue de l’AG avec le quorum
. Avec 10 personnes maximum
. Chaque mandataire représente 10 % des voix

Cette solution n’est bien sûr envisageable que dans le cadre où il n’y a pas de décision majeure, de votes de gros travaux…


3. Vérification des comptes par le CS

L’organisation dans de nombreux cabinets ne permet pas la réception de clients, trop de contraintes, les gestionnaires viennent à tour de rôle au cabinet et poursuivent l’activité en télétravail.

La solution vient de la dématérialisation des factures. Ainsi soit elles sont déjà accessibles par l’extranet, soit elles peuvent être maillées au CS.


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Comment intervenir sur un immeuble post-confinement ?


Le quotidien d’un immeuble, c’est aussi de pouvoir faire intervenir des prestataires extérieurs : entretien, réparations,…

Jusqu’à présent pour accéder aux immeubles, les prestataires passent récupérer les badges d’accès aux syndics, puis les rapporter après l’intervention.

Maintenant, il faut aussi penser à les désinfecter  !

Lorsque la dématérialisation vient en soutien de l’humain


Avec les accès dématérialisés, cette étape n’est plus nécessaire. Le gestionnaire donne /supprime/planifie à distance les accès sur l’interface SaaS NovAccess.

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